Prace nad Poznańskim Programem dla Kultury zaplanowane zostały od października 2017 do listopada 2018 roku. Kluczową właściwością tych prac był ich działaniowy i konsultacyjny charakter, wynikający z potrzeby włączenia w ten proces osób dysponujących zróżnicowanymi kompetencjami i doświadczeniami. Głównym źródłem wiedzy i rozstrzygnięć zawartych w tym dokumencie były więc przede wszystkim warsztaty, a pozostałe narzędzia (wywiady, analiza źródeł i dokumentów zastanych) miały charakter uzupełniający.

Proces ten obejmował jednak zastosowanie kilku odmiennych narzędzi na różnych etapach pracy:

  • Październik 2017 - maj 2018: warsztaty z wykorzystaniem metod, stosowanych w obszarze tzw. design management
  • Październik 2017 - styczeń 2018: indywidualne wywiady pogłębione z mieszkankami i mieszkańcami Poznania
  • Marzec 2017: indywidualne i grupowe wywiady z mieszkankami i mieszkańcami miasta (uzupełniające)
  • Maj - wrzesień 2018: opracowanie roboczej postaci dokumentu
  • Wrzesień - październik 2018: otwarte konsultacje społeczne on-line za pośrednictwem strony Wydziału Kultury Urzędu Miejskiego w Poznaniu
  • Październik - grudzień 2018: opracowanie ostatecznej wersji dokumentu
  • 5 lutego 2019: uchwalenie Poznańskiego Programu dla Kultury 2019-2023 przez Radę Miasta Poznania