Działania w ramach projektu

Szkolenia z realizacji zadań publicznych w dobie pandemii Covid-19

Odpowiadając na prośby organizacji pozarządowych dotyczących potrzeby uporządkowania informacji dotyczących wprowadzanych pod wpływem pandemii SARS-CoV-II przepisów (zwłaszcza kolejnych tarczach antykryzysowych), zorganizowaliśmy w czerwcu szkolenie, które poprowadził ekspert - Artur Gluziński.

W czasie szkoleń pojawiły się następujące zagadnienia:

  1. Co robić kiedy nie mam możliwości realizacji zadania zgodnie z zawartą umową?
  2. Czy możliwe jest zastąpienie pewnych działań innymi?
  3. Czy można część działań realizować zdalnie?
  4. Jak przygotować aktualizację kosztorysu, planu i harmonogramu?
  5. Jak wygląda i z czym wiąże się rozwiązanie umowy za porozumieniem stron?
  6. Na jakie wsparcie można liczyć w ramach tarczy antykryzysowej: zwolnienie z ZUS, wsparcie na utrzymanie miejsc pracy?
  7. Kolejne odmrożenia a realizacja zleconego zadania.
  8. Nabory wniosków na przeciwdziałanie COVID-19.
  9. Sprawozdawczość w czasie pandemii COVID-19.

Ze względu na zalecenia służb sanitarno-epidemilogicznych, szkolenia odbyły się w formie online za pośrednictwem platformy ZOOM.

Pierwsze spotkanie spotkało się z ogromnym zainteresowaniem, ale również z głosami o potrzebie dodatkowych szkoleń w godzina dostosowanych do osób pracujących. W ślad za tym oraz liczbą zgłoszeń, przeprowadziliśmy jeszcze dwa szkolenia.


Współpraca z NGO w czasie pandemii

Sytuacja epidemiologiczna w znacznej mierze wpłynęła na sytuację poznańskich organizacji pozarządowych, a także na współpracę pomiędzy Miastem z NGO w zakresie zlecanych zadań publicznych. Wiele podpisanych umów wymagało dostosowania, niektóre musiały zostać rozwiązane. W ramach prac nad rozwojem współpracy międzysektorowej, stworzyliśmy ankietę mająca na celu określić w jaki sposób zmieniała się sytuacja organizacji w Poznaniu i w jaki sposób można zminimalizować jej negatywne skutki. Otwarta ankieta była dostępna od 10-19 kwietnia,  a na jej podstawie powstał raport służący za podstawę do dalszych działań.

Posiłkując się wskazaniami z formularza oraz rozmowami z pracownikami Miasta stworzyliśmy rekomendacje dotyczące umów zawartych pomiędzy Miastem Poznań a organizacjami pozarządowymi oraz zaproponowaliśmy konkursy, które mogłyby wspomóc organizacje w tym czasie. Na tej podstawie ogłoszono 3 konkursy.

Zespół projektowy otworzył również infolinię dla organizacji, które potrzebowały pomocy w dotarciu do osób odpowiedzialnych za ich projekt w urzędzie lub mających jakiekolwiek wątpliwości dotyczące zmian w umowach i szeroko pojętego wpływu pandemii na realizację zadań publicznych.

Załączniki


Zmiany w projekcie związane z sytuacją pandemiczną COVID-19

Wsparcie szpitali i nie tylko

Pandemia koronawirusa miała znaczący wpływ na działania projektowe, zwłaszcza przebieg pilotażu w Poznaniu. Zmiany, jakie zaszły w społeczności Miasta oraz utrudnienia w wykonaniu zaplanowanych działań przyczyniły się do decyzji o przekształcenia działań pilotażowych.

Od połowy marca rozpoczęliśmy koordynowanie z ramienia Miasta Poznania inicjatyw mających na celu wsparcie szpitali (zwłaszcza szpitala zakaźnego przy ul. Szwajcarskiej), Pogotowia Ratunkowego, sanepidu czy DPSów. Oddolny ruch mieszkańców został skoordynowany dzięki wsparciu dwóch zbiórek:

1) Zorganizowanej przez Stowarzyszenie Kibiców Kolejorz na Stadionie Miejskim, gdzie można było przewozić wszelkiego rodzaju przydatny sprzęt, jedzenie, etc;

2) Zorganizowanej przez IFMSA Poland - Oddział w Poznaniu oraz Wielkopolską Izbę Lekarską zbiórce materiałów ochrony osobistej.

W akcję włączyli się nie tylko pojedynczy mieszkańcy, ale również szereg mniejszych i większych przedsiębiorstw z Poznania i okolic (łącznie ponad 350 podmiotów).

W tym samym czasie z inicjatywą stworzenia strony internetowej zgłosiła się do nas S.C. UEP. Jej współpracownicy wolontariacko opracowali dla Poznania system mający na celu usprawnić prowadzenie zbiórek oraz komunikację między darczyńcami, koordynatorami a szpitalami i innymi jednostkami stojącymi na pierwszej linii frontu. Portal wsparciedlaszpitala.pl w szybkim czasie rozprzestrzenił się na cały kraj i wspomógł zbiórki we wszystkich zakątkach Polski.

Zarówno z organizatorami zbiórki na Stadionie Miejskim jak i S.C. UEP jesteśmy w stałym kontakcie i przygotowujemy się do dalszej współpracy przy zadaniach projektowych.


Spotkanie partnerów w Helsinkach - marzec 2020

Po raz pierwszy byliśmy częściowo odpowiedzialni za spotkanie. Pierwszego dnia mieliśmy okazję zaprezentować koncept warsztatów współtworzenia, opowiedzieć o tym w jaki sposób będą przebiegały prace ewaluacyjne tej części projektu i uzyskać informację zwrotną od partnerów na forum. Dotychczasowe warsztaty przeprowadzone w Poznaniu (nie tylko w ramach projektu) posłużyły jako przykład ciekawych rozwiązań i utworzyły wstępny katalog pomysłów do wykorzystania. Tego samego dnia odbyło się spotkanie z reprezentantką Miasta Helsinki, która zajmuje się kontaktem z sektorem biznesowym, zwłaszcza z start-upami.

Drugi dzień miał charakter otwartej dyskusji. Miasta pilotażowe przedstawiały sposób, w jaki wykorzystują i planują wykorzystać model. Prezentacje były dyskutowane na forum, co dało przedstawiającym szersze spojrzenie, zaś pozostałym przykłady ciekawych praktyk.

Spotkanie odbyło się 3 i 4 marca.


Spotkanie partnerów w Tallinie - luty 2020

Spotkanie obejmowało grupę liderów odpowiedzialnych za 3 pakiet roboczy projektu (Poznań w tej fazie odpowiedzialny jest za wsparcie pozostałych partnerów w przeprowadzeniu warsztatów współtworzenia i wypracowanie dobrych praktyk na przyszłość). W czasie dwóch dni (17-18 lutego) przedstawiciele Uniwersytet Nauk Stosowanych Metropolia, Miasta Tartu, Miasta Poznania, Miasta Turku oraz Instytutu Medycyny Pracy Nofera stworzyli harmonogram działań, przygotowali plan spotkania partnerów w Helsinkach, ustalili najważniejsze definicje i metodykę pracy przy ewaluacji projektu. Wynikiem spotkania była również ankieta dotycząca działań pilotażowych we wszystkich miastach partnerskich, co zaowocowało ujednoliceniem przekazywanych informacji i poszerzeniem wiedzy o poszczególnych działaniach realizowanych przez partnerów.


Spotkanie partnerów w Kownie - listopad 2019

Spotkanie w Kownie organizowane przez litewskich partnerów było kluczowe dla tej fazy projektu. W czasie dwóch dni (12-13 listopada) mieliśmy okazję poznać ostateczną wersję testową modelu współpracy, na której będziemy bazować w czasie naszego projektu pilotażowego. Pierwszego dnia dowiedzieliśmy jak czytać model i mieliśmy okazję przećwiczyć go w trakcie kilkugodzinnego studium przypadku. Podzieleni na role przedstawicieli różnych sektorów, przeszliśmy przez wszystkie fazy projektu i mogliśmy w ekspresowym tempie zobaczyć jak model odnosi się do całego cyklu projektowego. Drugiego dnia pracowaliśmy w grupach narodowych. Wybierając konkretne zagadnienie, z którym w tym momencie się mierzymy, mieliśmy okazję sprawdzić czy założenia modelu można wykorzystać w sytuacji prawnej w naszym kraju.

Spotkanie było bardzo wymagające, ale wiele kwestii zostało na nim ostatecznie ustalonych. Po powrocie zespół projektowy mógł ponownie przeanalizować projekt i ustalić ostateczny plan działania na następny rok.


Business speed dating

Pierwsze takie spotkanie międzysektorowe!

12 grudnia 2019 r. odbyło się dość niecodzienne spotkanie drugiego i trzeciego sektora w przyjaznej atmosferze restauracji Bajgle Króla Jana. Przedstawiciele biznesu oraz organizacji pozarządowych zasiedli wspólnie przy stołach by w formacie speed datingu wymienić się informacjami na swój temat, przybliżyć swoją działalność, znaleźć wspólne punkty zaczepienia i z nadzieją wyglądać przyszłej współpracy. Intymna, kawiarniana atmosfera umożliwiła luźniejsze podejście do rozmówców, zaś liczba spotkań w tak krótkim czasie pozwoliła przybyłym nabrać pewnego doświadczenia w dyskusjach z osobami z nieco innego świata.

Po głównej części, wszyscy wspólnie wzięli udział w warsztacie tworzenia ozdób świątecznych w formie małych drewnianych choinek. Zajęcia techniczne otworzyły rozmówców jeszcze bardziej i stanowiły sympatyczne zwieńczenie wieczoru. 

Uczestnicy spotkania odnieśli się pozytywnie zarówno do samej idei spotkania, jak i do jego formy. Mamy nadzieję, że będzie to dobry krok w kierunku rozwijania współpracy międzysektorowej w mieście.


Spotkanie partnerów w Rydze - wrzesień 2019

17 i 18 września mieliśmy okazję odwiedzić naszych partnerów w Rydze, do której zaprosił nas Rigas Stradins University. Partnerzy tym razem postawili sobie za główny cel omówienie wypracowanego przez gospodarzy modelu współpracy międzysektorowej, który będzie stanowił punkt wyjścia do dalszej części projektu i będzie testowany w czasie pilotaży przygotowanych przez miasta. W czasie licznych sesji warsztatowych, studium przypadku czy wykładu jednego z przedstawicieli uniwersytetu na temat antropologii współpracy międzyludzkiej, mieliśmy szansę bardziej wnikliwego wejścia w temat oraz skonfrontowania teoretycznych założeń z doiadczeniem praktycznym.


Warsztaty z planowania celów zasad i form współpracy między Miastem Poznań a NGO

W czerwcu i lipcu rozpoczęliśmy prace nad Rocznym Programem Współpracy.

Była to doskonała okazja do spotkania z bezpośrednio zainteresowanymi tym dokumentem Organizacjami Pozarządowymi i przedyskutowaniem bardziej dogłębnie założeń stojących u podstaw owej współpracy. W czasie trzech spotkań o warsztatowym charakterze pochyliliśmy się nad takimi zagadnieniem celów i form dobrej współpracy. Przedstawiciele poznańskich NGO nie tylko wskazali na luki w komunikacji pomiędzy pierwszym a trzecim sektorem, ale także zaproponowali interesujące rozwiązania, które będziemy starali się wdrożyć w życie.

W prowadzeniu warsztatów pomogła nam Ewa Gałka - wieloletnia działaczka na rzecz Miasta Poznania, przewodnicząca Poznańskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego w latach 2016-2019. Okazało się, że wielu przedstawicieli organizacji nie było świadomych istnienia Rocznego Programu Współpracy, dlatego prowadząca zarówno wprowadziła wszystkich w tematykę, jak i przedstawiła później inspirujące przykłady kooperacji międzysektorowej z innych miast w Polsce.

Spotkanie było owocne zarówno dla organizacji stale współpracujących z Miastem Poznań (ewaluacja jakości wzajemnych stosunków), jak i nowych, które dowiedziały się o istniejących formach współpracy, zwłaszcza o ciałach doradczych i zasadach, jakimi rządzi się udzielanie dotacji.

Efekty rozmów i konkluzje zostały spisane przez prowadząca i znajdują się w załączniku.

Załączniki


Spotkanie partnerów w Helsinkach - czerwiec 2019

Kolejne spotkanie projektowe odbyło się w Helsinkach w czerwcu (11-12) i było zorganizowane przez Metropolia UAS - lidera na tym etapie projektu. Głównymi tematami pierwszego dnia były: podsumowanie przeprowadzonej wśród pracowników gmin i miast samoceny jakości współpracy międzysektorowej oraz przygotowanie do złożenia raportu za pierwszy okres sprawozdawczy. W czasie pracy w grupach ustaliliśmy pewne wytyczne, które posłużą liderom kolejnego etapu projektowego w stworzeniu pierwszej wersji modelu współpracy międzysektorowej.

Drugi dzień upłynął na poznawaniu rozszerzonej rzeczywistości (XR) w Helsinki XR Center. Miało nas to zaznajomić z nowymi technologiami, które każde z miast będzie wykorzystywało w ramach swoich pilotażowych projektów. Spotkania z projektantami i programistami pozwoliły nam spojrzeć na zagadnienie z nowej perspektywy, a wspólne burze mózgów doprowadziły do powstania zalążków pomysłów, które każdy będzie rozwijał po powrocie do domu.

ZK


Warsztaty ewaluacyjne dla KDO

6 czerwca 2019 r. odbyły się warsztaty ewaluacyjne dla przedstawicieli poznańskich KDO.

Warsztaty miały na celu podsumować dotychczasowy przebieg prac Komisji Dialogu Obywatelskiego działających przy Urzędzie Miasta Poznania oraz dokonać ewaluacji na przyszłość. Nad przebiegiem warsztatów czuwał Paweł Szczyrski - od 1996 roku pracujący w Urzędzie Miasta Szczecin (początkowo jako Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, od 1997 jako Kierownik Biura ds. Organizacji Pozarządowych, następnie jako Dyrektor Biura do 2017 roku; obecnie Główny Specjalista w Wydziale Spraw Społecznych UM Szczecin).

Wspólne spotkanie przedstawicieli działających w różnych obszarach KDO umożliwiło wymianę dobrych praktyk, zwrócenie uwagi na trudności, z którymi na co dzień się borykają. Kilkugodzinna burza mózgów pod okiem moderatora przyniosła w efekcie wiele konkluzji, które znalazły się w załączonym podsumowaniu. 

Załączniki


Spotkanie partnerów w Kownie - luty 2019

Pierwsze spotkanie międzynarodowej grupy projektowej odbyło się 20 i 21 listopada 2019 roku w Kownie na Litwie. W spotkaniu wzięło udział 39 osób z 7 krajów nadbałtyckich.

W programie znalazły się takie zagadnienia jak:

- wprowadzenie do projektu,

- przedstawienie roli każdego z partnerów,

- ustalenie wspólnych definicji podstawowych pojęć, na których opiera się projekt, np. międzysektorowość, sektory, współpraca, lider, etc.,

- ustalenie zasad komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

- konsultacje dotyczące elementów, które powinny pojawić się w ankiecie dotyczącej samooceny jakości współpracy w miastach partnerskich.