Zgodnie z przepisami dotyczącymi zasobów archiwalnych i archiwów, materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności między innymi jednostek samorządu terytorialnego. Materiały archiwalne są zatem istotną częścią naszego dziedzictwa. Materiały archiwalne Miasta Poznania, czyli w największym zakresie akta spraw zakończonych z wydziałów i biur Urzędu Miasta Poznania, są przechowywane przede wszystkim w archiwum zakładowym Urzędu Miasta Poznania, chyba że podlegają przekazaniu do właściwego archiwum państwowego.
Radny Andrzej Rataj zwrócił się z pytaniem do władz Poznania o wielkość materiałów archiwalnych Miasta oraz czy są one odpowiednio zabezpieczone zgodnie z aktualnymi standardami. Interesowało go również jaka część tych materiałów jest zarchiwizowana w postaci cyfrowej, czy prowadzone są działania mające na celu kopiowanie materiałów archiwalnych do postaci cyfrowej oraz jakie dalsze działania powinny być podejmowane lub mogą być podejmowane w celu większego zabezpieczenia materiałów archiwalnych Miasta Poznania.
Z odpowiedzi Urzędu Miasta wynika, że stan całego zasobu Archiwum Zakładowego, to około 6,5 km akt, w tym materiały archiwalne (akta kat. A) z lat 1950-2019 stanowiące ok. 1,55 km, oraz 5,9 km dokumentacji architektoniczno-budowlanej zgromadzonej w filii Archiwum Zakładowego.
Przepisy prawa archiwalnego określone w ustawie oraz obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej wytyczają standardy postępowania z dokumentacją papierową lub elektroniczną, począwszy od wpłynięcia do podmiotu, opisu i ewidencjonowania korespondencji i spraw, porządkowania akt spraw zakończonych w celach archiwizacji, a następnie jej właściwego przechowywania, w tym określają warunki lokalowe dla biura i magazynów archiwum i samego budynku wraz z jego zabezpieczeniem, zasady udostępniania, brakowania akt i przekazywania do Archiwum Państwowego, w taki sposób, aby zapewnić łatwy i szybki dostęp do informacji oraz zminimalizować ryzyko utraty i zniszczenia unikalnego i niepowtarzalnego materiału, który powinien służyć na bieżąco dla celów praktycznych, w tym kontrolnych i dowodowych zainteresowanym podmiotom i mieszkańcom Miasta oraz przyszłym pokoleniom. Urząd Miasta Poznania spełnia te standardy, co zostało potwierdzone wynikami ostatniej kontroli Archiwum Państwowego w Poznaniu w dniach 2-6 grudnia 2019 r.
Zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania z dnia 13 czerwca 2016 r. powołano zespół zadaniowy ds. wprowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Miasta Poznania. Jednym z zadań zespołu jest uruchomienie aplikacji umożliwiającej archiwizację akt spraw powstających w postaci papierowej w komórkach organizacyjnych Urzędu, a także spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie.
Archiwa zakładowe nie są zobowiązane prawnie do digitalizacji zasobu aktowego, co następuje w sposób usystematyzowany i w ramach środków finansowych. Archiwum Zakładowe UMP dysponuje odpowiednim sprzętem do tworzenia cyfrowych kopii dokumentów, w tym wrażliwych, wielkoformatowych materiałów archiwalnych, który wykorzystuje na co dzień do udostępniania akt chroniąc zasób oryginalny. Ewentualne planowe skanowanie wybranych rodzajów materiałów archiwalnych, byłoby możliwe w przypadku posiadania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania obiektami cyfrowymi i przestrzeni dyskowej do ich przechowywania, co jednak wymaga wysokich nakładów finansowych.
Docelowo w Urzędzie Miasta, mając na względzie postępującą informatyzację działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, planowana jest zmiana systemu kancelaryjnego z tradycyjnego (papierowego) na system EZD, co oznaczać będzie prowadzenie w Urzędzie w większości lub całości spraw sklasyfikowanych w wykazie akt wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokumentacja niearchiwalna, jak i materiały archiwalne już z chwilą ich wytworzenia w komórkach organizacyjnych powstawać będą elektronicznie, w postaci naturalnych dokumentów elektronicznych lub odwzorowanych cyfrowo dokumentów papierowych. Archiwum Zakładowe co roku kontynuuje konserwację materiałów archiwalnych, które uległy uszkodzeniu w przeszłości, na skutek złych warunków przechowywania.
Udzielając odpowiedzi wiceprezydent Jędrzej Solarski zachęca jednocześnie radnego Andrzeja Rataja do odwiedzenia nowej centralnej siedziby Archiwum Zakładowego i zapoznania się na miejscu z jego funkcjonowaniem.
oprac. red.