Biuletyn Miejski

Biuletyn Miejski

Kwalifikowany podpis elektroniczny w UMP

Radny Łukasz Kapustka zwrócił się w interpelacji z zapytaniem dotyczącym stosowania kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Radny prosi o podjęcie działań, aby każdy obywatel zainteresowany złożeniem dokumentów przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego mógł to uczynić bez zbędnych problemów.

Stare Miasto z góry, fot. Biuletyn Miejski
Stare Miasto z góry, fot. Biuletyn Miejski

Jak się dowiadujemy, Urząd Miasta Poznania jest przygotowany do obsługi przesyłek w postaci elektronicznej, a oprogramowanie współpracujące z wykorzystywanym w Urzędzie systemem teleinformatycznym zapewnia weryfikację zarówno kwalifikowanych podpisów elektronicznych, podpisów zaufanych e-PUAP jak i podpisów osobistych.

Radny zauważa w interpelacji, że w czasie trwającego w Polsce stanu epidemiologicznego, a tym samym utrudnionego kontaktu na linii obywatel - urząd konieczne jest załatwianie wielu spraw urzędowych drogą korespondencyjną. Twierdzi, opierając się na własnych doświadczeniach, iż niektóre wydziały Urzędu Miasta Poznania wymagają złożenia ręcznego podpisu na dokumentach (np. na potwierdzeniach złożenia ofert w konkursach dla NGO'sów, na uchwałach zarządów osiedli, na uchwałach rad osiedli, itd.). Jego zdaniem wiele wydziałów nie jest przygotowanych do przyjmowania dokumentów podpisanych elektronicznym podpisem kwalifikowanym i wymaga własnoręcznych podpisów na dokumentach. Tymczasem, jak zauważa, możliwość stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumentach przekazywanych elektronicznie zapewnia obywatelom m.in. ustawa o usługach oraz identyfikacji elektronicznej z 2006 roku, oraz stosowne rozporządzenie Parlamentu Europejskiego. Kwestie te reguluje również kodeks cywilny.

Radny stwierdził w interpelacji, iż pomimo obowiązującego w powyższym zakresie prawa, niektóre wydziały UMP nie uznają złożonych pism z zastosowaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego i "zmuszają" obywateli do złożenia pisma z podpisem ręcznym "w późniejszym czasie" lub "wysłanie pocztą tradycyjną". Zwrócił się w prośbą o podjęcie w Urzędzie Miasta Poznania działań, aby każdy obywatel, zainteresowany złożeniem dokumentów przy zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, mógł to uczynić bez zbędnych problemów. Jest to niezwykle ważne zwłaszcza w okresie, jaki przezywamy obecnie w Polsce (epidemia).

Odpowiedzi na interpelację udzielił Stanisław Tam, Sekretarz Miasta. Wyjaśnił, że Urząd Miasta Poznania jest przygotowany do obsługi przesyłek w postaci elektronicznej poprzez zapewnienie przede wszystkim obsługi elektronicznej skrzynki podawczej założonej na platformie e-PUAP. Skrzynka jest zintegrowana z działającym w urzędzie teleinformatycznym systemem obiegu dokumentacji  Mdok, przez co przesyłki w postaci elektronicznej trafiają do osób prowadzących sprawy w postaci elektronicznej. Ponadto, oprogramowanie współpracujące z systemem zapewnia weryfikację zarówno kwalifikowanych podpisów elektronicznych, podpisów zaufanych e-PUAP jak i podpisów osobistych.

Sekretarz Miasta zaznaczył, że na ograniczenie możliwości wykorzystywania dokumentu elektronicznego w kontaktach z Urzędem mogą mieć wpływ niektóre przepisy prawa przewidujące konieczność złożenia podpisu odręcznego lub wprowadzające wymóg załączenia do wniosku elementów, które nie mogą być wygenerowane w postaci dokumentu elektronicznego. Również w sytuacji gdy dany organ nie opracował właściwego formularza w postaci elektronicznej i nie opublikował go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, nie ma możliwości przekazania wniosku do organu w postaci elektronicznej.

Odnosząc się do wskazanych w interpelacji przykładów wyjaśnił, że pisma wpływające do Wydziału Wspierania Jednostek Pomocniczych Miasta za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisane przez nadawcę elektronicznie z wykorzystaniem e-podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego są  traktowane na równi z pismami podpisanymi odręcznie.

Są wyjątki. Np. w przypadku uchwał organów jednostek pomocniczych Miasta - osiedli, nie ma przepisów regulujących kwestię podpisywania aktów prawnych ustanowionych przez te jednostki organy przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W związku z tym, podjęte na sesji rady osiedla czy posiedzeniu zarządu osiedla uchwały muszą zostać podpisane odręcznie i dostarczone w wersji papierowej - osobiście lub drogą korespondencyjną.

Jeżeli chodzi o pisma wychodzące od Rad Osiedli, które wymagają podpisania przez  Przewodniczącego Zarządu, to aktualnie analizowana jest możliwość zmiany procedur, by zapewnić zgodność z funkcjonującym w Urzędzie Miasta Poznania systemem do rejestracji spraw i korespondencji przy wykorzystaniu rządowej platformy e-PUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź innego rozwiązania zapewniającego jednocześnie wygodę i bezpieczeństwo.

Oferty składane przez organizacje pozarządowe, zgodnie z Rekomendacjami dotyczącymi obsługi otwartych konkursów ofert i tzw. małych grantów wydanymi 6 kwietnia 2020 r. przez Zespół ds. monitorowania zagrożeń związanych z koronawirusem SARS-CoV-2 na terenie miasta Poznania powinny być przesyłane do Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych w formie skanów dokumentów, które zawierają niezbędne podpisy i pieczątki, co pozwala na prowadzenie sprawy w normalnym trybie. Oryginały dokumentów powinny być dostarczone w późniejszym, bezpieczniejszym terminie, a podpisy na umowach uzupełnione. Urząd w obecnej sytuacji nie rekomenduje przesyłania dokumentów pocztą.

Sekretarz Miasta zapewnił, że Urząd na bieżąco usprawnia obieg korespondencji, czego efektem jest ciągły wzrost liczby obsługiwanych dokumentów elektronicznych i spraw załatwianych w tej formie.

oprac. red.

Zobacz więcej: