Rada Miasta Poznania

W odpowiedzi radnemu Grupa MTP poinformowała, że prowadzi zrównoważone zarządzanie wydarzeniami według własnej metodologii. Spółka jak dotąd nie certyfikowała systemów zarządzania zgodnie z normą ISO 20121 i w najbliższej przyszłości nie ma takich planów.

Każdorazowo dla danego wydarzenia targowo-konferencyjnego powstaje tzw. plan produktu, który określa główne założenia projektu oraz cele możliwe do osiągnięcia w krótkiej, średniej i długoterminowej perspektywie. Plany produktu są przedmiotem szerokiej dyskusji w gronie Zarządu Spółki, kadry zarządzającej odpowiadającej za organizację wydarzeń, specjalistów od utrzymania terenu. Przed wydarzeniem, cyklicznie odbywają się narady odpowiedzialnego za pion wydarzeń targowych członka Zarządu, Dyrektora danej Grupy Produktów, do której należy wydarzenie oraz członków zespołu złożonego ze sprzedawców, osób odpowiedzialnych za pozyskanie wystawców, zwiedzających, realizację zabudowy i aranżację przestrzeni targowo-wystawieniczych, zabezpieczenie terenu, logistykę wejść, sprzedaż biletów, PR, promocję, protokół dyplomatyczny, sprawy techniczne, gastronomię i catering, logistykę itp. W przypadku wydarzeń on-line zespół jest każdorazowo dostosowywany do specyfiki danego wydarzenia.

W trakcie wydarzenia są organizowane narady osób odpowiedzialnych za realizację danego wydarzenia, celem identyfikacji zdiagnozowanych problemów i korekty pewnych elementów oraz omówienia planu na dany dzień wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia następuje ewaluacja, w trakcie której diagnozowane są poszczególne elementy wydarzenia i wyciągane wnioski pod kątem kolejnej edycji, jak również innych wydarzeń organizowanych na terenie MTP

Dodatkowo cyklicznie odbywają się spotkania Zarządu z kadrą zarządzającą w trakcie, których następuje bieżący przepływ wiedzy i doświadczeń w zakresie organizowanych wydarzeń oraz identyfikacji potencjalnie negatywnych skutków społecznych, ekonomicznych i środowiskowych organizowanych wydarzeń. W kolejnych wydarzeniach lub kolejnych edycjach wydarzeń wprowadzane są zmiany lub usprawnienia mające na celu sprawniejsze zarządzaniem procesem. Dotyczy to również nowych wydarzeń, których ocena następuje każdorazowo po ich zakończeniu, w celu podjęcia decyzji o organizacji nowej edycji, częstotliwości organizacji wydarzenia oraz ewentualnego włączenia w blok wydarzeń targowo-wystawienniczych.

oprac. red.