Jak pracuje i rekrutuje w czasach pandemii sektor usług nowoczesnych? część 3

Czas na kolejną część naszego cyklu, w którym sprawdzamy, w jaki sposób pracę zdalną realizują poznańskie firmy. Dzisiaj mamy dla Was wieści z sektora usług nowoczesnych: ADM, EFF, Netguru, Roche Global IT Solution Centre i STX Next.

Praca zdalna jest teraz standardem w większości centrów nowoczesnych usług dla biznesu i firm IT w Poznaniu
Praca zdalna jest teraz standardem w większości centrów nowoczesnych usług dla biznesu i firm IT w Poznaniu

ADM

W ADM również wdrożyliśmy minimalną obecność w naszych globalnych biurach, a wszyscy pracownicy, którzy mogą pracować zdalnie, są w domu. Niektórzy po raz pierwszy pracują poza biurem. Inni radzą sobie z wyzwaniami związanymi z pracą w domu, dzieląc uwagę pomiędzy potrzeby współmałżonków, dzieci czy współlokatorów, którzy również są obecni w domu. Jesteśmy w tym razem i razem poradzimy sobie z nowymi zasadami.

Czy nadal rekrutujemy? TAK!

W ADM odblokowujemy siłę natury, aby zapewnić dostęp do żywności na całym świecie. Dzięki innowacjom w branży, kompletnemu asortymentowi składników i rozwiązaniom spełniających każdy gust, a także zaangażowaniu w zrównoważony rozwój, dajemy klientom przewagę w rozwiązywaniu wyzwań żywieniowych obecnych i przyszłych. Jesteśmy również dumni z tego, że możemy skupić się na dalszym rozwoju firmy nawet w dzisiejszych czasach. Pracujemy i rekrutujemy zdalnie, przeprowadzając rozmowy rekrutacyjne przy użyciu Skype / Teams. Wszystkie nasze otwarte rekrutacje są aktualne, dotrzymujemy kroku i osiągamy cele. Cieszymy się, że możemy kontynuować nasze procesy rekrutacyjne pomimo zmian na rynku pracy. Dlatego też biuro EMEA GBS w Poznaniu przeprowadza procesy rekrutacyjne online.

Jak wygląda obecny proces rekrutacji?

  1. Kandydat składa wniosek online - https://www.pracuj.pl/praca/adm%20poland%20sp.%20z%20o.o.;en?rd=30 lub https://www.adm.com/careers
  2. Zespół Kadr oddzwania, aby umówić się na rozmowę kwalifikacyjną online
  3. Po rozmowie kwalifikacyjnej kandydat otrzymuje informację zwrotną w ciągu 14 dni

Również proces wdrażania nowego pracownika się zmienił w EMEA ADM:

  1. Nowozatrudniona osoba otrzymuje wiadomość e-mail ze wszystkimi dokumentami potrzebnymi do rozpoczęcia pracy i harmonogramem pierwszych dni w firmie
  2. Pierwszego dnia nasz nowy pracownik przychodzi do biura na krótką wizytę w celu: odebrania sprzętu IT, podpisania dokumentów, spotkania z Liderem Zespołu i może powrócić do domu - ponieważ dalsze wdrożenie odybwa się online
  3. Nowy pracownik jest witany pakietem e-mail z najnowszymi wiadomościami od administracji, dzięki czemu może bezproblemowo zapoznać się z nowym środowiskiem pracy. Przy wsparciu kierownika zespołu i działu kadr poprzez sesje wdrożeniowe poznaje naszą firmę od wewnątrz, zaplanowane są sesje online z liderami centrum, menedżerami procesów i nie tylko.

W tej chwili mamy różne otwarte pozycje, poniżej niektóre z nich:

- Lider zespołu R2R Intercompany

- Młodszy specjalista Master Data z językiem francuskim

- Młodszy kontroler finansowy

ADM zapewnia bezpieczne środowisko pracy z odpowiednim dystansem społecznym wraz z innymi protokołami zapobiegawczymi, zanim pracownicy obecnie pracujący zdalnie wrócą do pracy.

Home office w EFF

Od 11 marca EFF przeszło na pracę zdalną. Systemowo jesteśmy dobrze przygotowani do takiego trybu pracy, ponieważ home office dotychczas był niejako przywilejem naszych pracowników. Zgodnie
z wewnętrznym regulaminem, pracownik EFFa ma możliwość pracować z domu 40 dni w roku, a w razie potrzeby może wnioskować o więcej takich dni. Jednak dopiero stan epidemii wymusił po raz pierwszy sytuację, dzięki której wszyscy mieliśmy okazję przekonać się, że globalne zamknięcie ksiąg rachunkowych z domu jest możliwe.

W ostatnim czasie nie prowadzimy wielu rekrutacji, ponieważ sytuacja na nas takich działań nie wymusza. Firma uznawana jest za wiarygodną, cenioną przez klientów i pracowników, stąd rotacja utrzymuje się na niskim poziomie. Obecna sytuacja nie powoduje zmian, a na naszym pokładzie w dalszym ciągu pracuje prawie 80 osób. Niska rotacja oznacza stabilny i zgrany zespół. Nadal utrzymujemy program stażowy (zespół 10 studentów), co może w tych trudnych czasach nie jest wcale takie oczywiste, ponieważ wiemy, że wiele firm rozstaje się z pracownikami na umowę zlecenie.

Zespół stażystów wspiera wszystkie nasze główne procesy w zakresie zobowiązań, należności i księgi głównej, a ich pracę koordynuje jeden z team leaderów, rozdzielając odpowiednio zadania i monitorując czas pracy za pomocą e-Time w ramach wdrożonego w zeszłym roku SAP Success Factors. Naszym studentom przekazujemy sprzęt do pracy z domu, zdalnie otrzymują wszystkie potrzebne dostępy do systemów, a zadania - za pomocą aplikacji Microsoft Teams, zintegrowanej z naszym systemem informatycznym.

Jedną z inicjatyw, podjętych przez naszych pracowników jest dzielenie się doświadczeniami z codziennej pracy zdalnej. Okazuje się, że co kraj to obyczaj. Dla każdego przerwa
w pracy oznacza coś innego. Wymieniamy się pomysłami, jak zaaranżować przestrzeń biurową w domu i wykorzystać przerwę w pracy. Czerpiemy inspiracje z różnych zakątków świata. Jedni uzupełniają kalorie, inni je tracą, stojąc na głowie czy medytując, a jeszcze inni korzystają z pięknej pogody za oknem delektując się kubkiem kawy na własnym tarasie czy balkonie.

Zarządzanie zespołami rozproszonymi w wirze pracy zdalnej jest wspomagane dodatkowymi inicjatywami o charakterze mniej formalnym jak np. Virtual Kitchen. To codzienne półgodzinne spotkania wirtualne przy kawie dla wszystkich chętnych pracowników. W pierwszej fazie przejścia całego biura na home office były wpisane do naszych kalendarzy dwa razy dziennie, o godz. 9:00 i godz. 14:00. Miały na celu odtworzyć rytuał naszych wspólnych spotkań w kuchni, przy okazji śniadań, obiadów, czy zwykłej przerwy na kawę, która jest bardzo powszechna w szwedzkich organizacjach: tzw fika - small talk przy kawie, który często w naszym wypadku dotyczy spraw zawodowych. Bo czasem po prostu szybciej i milej jest porozmawiać bezpośrednio i ruszyć z pracą dalej.

Czasy się zmieniają, wymuszając nowe zasady pracy, ale nie zmienia się nasza kultura, w której pracownik i stabilność zatrudnienia są najważniejsze.

-----------------

Jesteśmy częścią DUNI GROUP, które w 2005 roku założyło EFF, jako własne centrum finansowe. EFF jest skrótem od European Finance Function. Jest to centrum usług wspólnych, z siedzibą w Poznaniu, specjalizujące się w dziedzinie finansów i rachunkowości.

Netguru

Jak wygląda proces rekrutacji i wdrażania pracowników?

Nowe uwarunkowania związane z pandemią sprawiły, że wszystkie aktualne procesy rekrutacyjne przeprowadzamy całkowicie zdalnie. Korzystamy z wypracowanych i dobrze sprawdzonych rozwiązań wspierających pracę zdalną, oraz towarzyszących jej procesów, które od samego początku działania firmy są nieodłączną częścią naszej kultury organizacyjnej.. Z kandydatami kontaktujemy się mailowo, telefoniczne, rozmowy przeprowadzamy w formie wideokonferencji przez Google Meet. Nasz zespół rekrutacyjny jest rozproszony i pracuje na co dzień z kilku miast, więc zdalna forma komunikacji jest dla nas czymś naturalnym. Przy wdrożeniu nowego pracownika do firmy, elektronicznie podpisujemy umowę oraz wysyłamy niezbędny do pracy sprzęt i paczkę powitalną, zawierającą kilka firmowych gadżetów. Kolejnym krokiem jest już sam dzień onboardingu, podczas którego łączymy się ze wszystkimi nowymi osobami na wspólnym spotkaniu online.

Jak Netguru wspiera pracowników w środowisku 100% remote i czasach pandemii

Mimo tego, że praca zdalna od samego początku jest w DNA Netguru, część zespołu chętnie korzystała z przestrzeni biurowej. W związku z tym podjęliśmy wiele inicjatyw kierowanych do pracowników, mających na celu pomoc w codziennej pracy i odnalezieniu się w nowych warunkach pracy i izolacji społecznej. Pracownicy Netguru mogli zabrać z biura sprzęt potrzebny im do pracy lub poprosić o ich dostarczenie do domu. Przeprowadziliśmy też ankietę potrzeb, które pojawiły się w tej nowej sytuacji oraz zorganizowaliśmy różnorodne eventy online. Zachęcamy też pracowników do dzielenia się swoimi pasjami na popołudniowych webinarach, o bardzo różnorodnej tematyce. Z wielkim zapałem korzystamy też z aplikacji Donut, która wspiera integrację i online między pracownikami, którzy jak dotąd nie mieli okazji się poznać i porozmawiać. Prowadzimy również comiesięczne spotkania online "AMA" (ang. Ask me anything), podczas których zarząd odpowiada na nurtujące pytania pracowników i opowiada o obecnej sytuacji w firmie, rozwiewając potencjalne obawy i niepokój związany z obecną sytuacją.

Roche Global IT Solution Centre

Roche Global IT Solution Centre dostarcza innowacyjne rozwiązania IT i serwisy dla oddziałów Roche na całym świecie. Działamy w 4 lokalizacjach - w Polsce (Warszawa i Poznań), Malezji i Kanadzie, zatrudniając ponad 600 ekspertów IT.

Dzięki doświadczeniu pracy w globalnych zespołach i sprawdzonym narzędziom do komunikacji zdalnej, płynnie przeszliśmy na całkowitą pracę zdalną już 13 marca. Nie rezygnujemy z warsztatów i spotkań biznesowych, rozwijamy narzędzia umożliwiające prowadzenie projektów online tak, by jak najbardziej odpowiadały obecnym potrzebom.

Jak rekrutujemy i wdrażamy nowych pracowników?

W Roche Global IT Solution Centre już od dawna prowadzimy procesy rekrutacyjne częściowo lub całkowicie zdalnie. Staramy się dostosowywać proces do potrzeb kandydatów, którzy często aplikują z zagranicy. Obecnie wszystkie nasze procesy rekrutacyjne jak i wdrożenie pracowników odbywają się w pełni online.

Dodatkowo każdy nowy pracownik może liczyć na indywidualne wsparcie rekrutera, którego poznał w procesie rekrutacji, jak również dedykowanego opiekuna, który jest źródłem wiedzy o firmie i toczących się projektach. Uruchomiliśmy również specjalny chat umożliwiający zadawanie pytań zespołowi HR.

Jak wspieramy pracowników?

W trosce o dobre samopoczucie, komfort pracy i zaangażowanie wprowadziliśmy szereg inicjatyw - coś dla ducha, coś dla ciała, coś dla rodziny.

  • Webinaria i warsztaty z psychologiem jak i indywidualne konsultacje psychologiczne
  • Zajęcia sportowe: pilates, joga, zdrowy kręgosłup
  • Sportowe wyzwania w Endomondo
  • Zajęcia taneczne online dla dzieci pracowników
  • Codzienne wirtualne spotkania przy kawie
  • Dedykowana strona internetowa i grupa dyskusyjna na firmowym portalu społecznościowym poświęcone wyzwaniom Covid-19 i pracy zdalnej.

STX Next

Wraz z pierwszymi dniami marca, zarząd firmy podjął decyzję o zastosowaniu wszelkich dostępnych środków bezpieczeństwa, co związane było również z wprowadzeniem 100% pracy zdalnej u wszystkich naszych współpracowników. Praca zdalna od lat funkcjonowała w STX Next, jednak nie w 100% wymiarze. Wszystkie nasze narzędzia zostały dostosowane do takiej formy współpracy i nie wpływa to na jakość naszej pracy.

Podjęliśmy również szereg działań, aby przejście z "pracy w biurze" do "pracy w domu" było dla naszych współpracowników jak najbardziej komfortowe. Umożliwiliśmy skorzystanie z krzeseł, biurek, dodatkowych monitorów, które były dostępne w naszych biurach, każdy manager upewnił się, że współpracownicy posiadają warunki do wygodnej pracy.

Wszystkie wydarzenia wewnętrzne, które do tej pory istniały jedynie off-line, udało nam się przeorganizować na tryb on-line. Kawy w biurze zamieniliśmy na "zdalne kawki", bieganie po piętrach na "codzienne wdzwonki fitness", meet upy na webinary online, a integracje zespołowe na kalambury/piłkarzyki/szachy/literaki dostępne na Kurniku:)

W kwietniu poprowadziliśmy również - po raz pierwszy w historii STX-a - zdalny onboarding. Na kilka dni przed wdrożeniem, do jego uczestników przesłane zostały szczegółowe informacje dotyczące spotkania zdalnego (agenda, informacje o prowadzących itp.) oraz seria e-maili wprowadzających w kulturę naszej firmy. Zadbaliśmy także o sprzęt komputerowy dla nowych osób, który został im przekazany osobiście lub przez firmę kurierską - wszystko w trosce o bezpieczeństwo i odpowiednie przygotowanie przed właściwym onboardingiem.

Obecnie część naszych rekrutacji ma status "opening soon", natomiast te, które prowadzimy, odbywają się całkowicie zdalnie. Zapraszamy na naszą zakładkę Kariera, gdzie dostępne są nasze wszystkie oferty pracy: https://career.stxnext.com/.